Lista de Documentos para a Contabilidade Mensal da Empresa

 

Objetivando esclarecer, conforme as normas contábeis e legislação em vigor, elaboramos uma lista de documentos a serem enviados ao setor contábil, para a contabilidade mensal da sua empresa. Os principais documentos para a contabilidade mensal são:

Contas de: ü Água; ü Luz; ü Telefone Fixo; ü Telefone Móvel; ü Internet. Recibos de: ü Alugueis; ü IPTU; ü Condomínio; ü Estacionamento dos veículos da empresa; ü Comprovantes de envio de cartas pelos Correios; Gerais: ü Duplicatas pagas / Títulos pagos; ü Comprovantes (NF/ECF/Recibos); ü Comprovantes (NF/ ECF/Recibos) de quaisquer outros tipos de operações financeiras; ü Cópia do comprovante de pagamento de Impostos federais, estaduais e municipais; ü Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos aos funcionários; ü Comprovantes de débitos/créditos bancários; ü Cópias de cheques; ü Notas de compra/serviços; ü Notas de vendas/serviços; ü Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização); ü Relação de controle de recebimento dos Clientes; Se trabalhar com bancos: Cópia ou Extrato das contas correntes e outras e arquivo em formato “.OFX” , “.OFC” ou em “Excel” para o e-mail contabilidade@global7contabil.com.br. Detalhamento no próprio extrato bancário demonstrando quais são as transações, por exemplo: ‘recebimento de cliente xxx…’, ‘transferência recebida do xxx…’, ‘pagamento de internet, energia elétrica, etc…’, ‘pagamento de salários…’, ‘retirada pró-labore…’ dentre outras; -

 A qualidade e a veracidade das informações estão limitadas à documentação para nós enviada. Isto é, uma empresa que consegue comprovantes de tudo que paga, e remete as informações das operações financeiras de forma clara e completa, terá automaticamente na contabilidade um controle destes pagamentos, terá informações sobre evolução dos saldos das contas, qual despesa/custo “pesou” mais em determinado período, informação sobre distorções financeiras, qual a participação das despesas no cenário total operacional, dentre outros.

 

É importante salientar que os documentos fiscais devem, sempre, constar o CNPJ da sua empresa para que o documento seja considerado idôneo pelos órgãos fiscalizadores; Ao mesmo tempo, se a empresa não remete todos os documentos para o nosso escritório, estes não refletirão a realidade da empresa, a contabilidade servirá apenas como instrumento legal, ou meramente fiscal, não originando muitos dados/informações para o autocontrole, crítica ou avaliação; Empresas que não têm funcionários, operadas apenas pelos sócios, muitas vezes têm mais dificuldades de guardar/enviar Notas Fiscais de despesas, aquisições etc.

 

É comum esquecer-se de pegar/guardar a Nota Fiscal/Recibo/Comprovante de Pagamento. E em outros casos, quando o sócio afirma não ter separação entre pessoa física e jurídica, é aconselhável pensar o que se gasta/paga para trabalhar (luz, aluguel, material de escritório, suprimentos de informática, gasolina, estacionamento, almoço, jornal/revistas, associações e sindicatos, manutenção de máquinas e ferramentas, brindes para clientes…) e criar uma rotina para solicitar as notas fiscais aos fornecedores destes serviços para envio a contabilidade;

 

Nestas listas não estão esgotados todos os documentos, mas aqueles mais comuns. Convém lembrar-se de remeter a informação ou cópia de todo material relevante às informações contábeis e financeiras;

 

Cabe lembrar que a lista depende da atividade do seu negócio, e podemos esclarecer melhor se você entrar em contato conosco, pois poderemos adequar a sua empresa ao documento específico, voltado ao seu ramo de atividade. No mais, é uma breve síntese de como os números podem nos dar informações muito úteis para a tomada de decisões. Colocamo-nos a disposição para o esclarecimento de quaisquer dúvidas por ventura existentes.

 

Grato

Robson Davi dos Santos

Contador